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Fonction d’acquisition :
Versement ou introduction des paquets d’information par des techniques de numérisation de documents, saisie bureautique ou téléchargement. Inclut également la préparation, la transmission, le rejet, etc. pour une intégration dans le dispositif de stockage des contenus et la gestion de données descriptives.
Fonction de stockage :
Gérer l’ensemble des services liés à la conservation des paquets d’information jusqu’à leur destruction ou élimination tout en garantissant leur intégrité. Inclut également la gérance des paquets d’information dans une base de données documentaires et leur stockage sur disque dur.
Fonction d’indexation :
Créer une liste d’indexation automatique afin de décrire le contenu des documents stockés. Cette fonction permet de faciliter la recherche de documents par l’utilisateur selon leur contenu, leur identification et leur localisation dans le système de stockage.
Fonction de classement :
Créer un système de classification selon boîtes d’archives, entrepôt, rayon ou répertoire avec la possibilité de classer la source sous différentes catégories, parentes, annexes ou similaires.
Fonction de recherche :
Créer un système de recherche à partir des données descriptives suivant un principe de visualisation du résultat permettant à l’utilisateur de lancer des requêtes afin d’obtenir les contenus d’informations désirés.
Fonction de restitution et consultation :
Garantir l’accès en ligne aux données descriptives tout en permettant la restitution des documents soit directement, soit par l’intermédiaire d’une plate-forme d’échange.
Fonction de diffusion :
Transmission intégrale ou partielle des données avec une présentation de différentes solutions telles que la solution mailing, des possibilités de modification ou de mise à jour, ainsi que de programmes de recherche simple ou avancée.
Fonction d’archivage :
Permettre le versement d’un lot d’informations archivées en fournissant la meilleure solution de conservation selon le cycle de vie du document et non son simple stockage.
Fonction de destruction :
Permettre de traiter la destruction des paquets d’informations archivés de façon manuelle ou automatique soit à la demande du service d’archives, soit à la demande du service producteur.
Fonction d’administration :
Permettre une administration technique et fonctionnelle, un pilotage et une gestion des utilisateurs, des tiers et des groupes, un suivi du cycle de vie des documents et des dossiers ainsi que la mise à jour d’une vieille juridique ou technologique.
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